Une gestion de l'audit orientée données dans la ville de Gainesville

« Il me fallait un outil qui soit opérationnel rapidement avec une très petite équipe. Ma solution a été d'adopter ACL GRC, j'ai aussi acheté ACL Analytics, bien sûr. Et mon quotidien a beaucoup changé depuis. »

Carlos Holt,

Auditeur de la ville,
Ville de Gainesville

Logo de la ville de Gainesville

Gainesville est la plus grande ville et le siège du comté d'Alachua. C'est le centre culturel, éducatif et commercial de la partie centre-nord de la Floride. La ville offre une gamme complète de services municipaux et possède un système de transport en commun régional, un aéroport municipal, un parcours de golf de championnat de par 72 et des services publics.

Produits utilisés :
ACL Analytics
ACL GRC

Automatisation des documents de travail

Les documents de travail automatisés
remplacent les processus manuels chronophages

Accédez aux données depuis n'importe où

Accédez aux données depuis n'importe où
grâce à une technologie sécurisée basée sur le cloud

Faire plus avec moins

Faire plus avec moins
Des performances collectives améliorées

Gestion du risque orientée données

Gestion du risque orientée données
afin de protéger les fonds publics et d'améliorer le service

Entretien avec Carlos Holt, auditeur de la ville, ville de Gainesville, Floride.

Nous sommes une ville de taille moyenne, avec environ 140 000 habitants, qui a son propre gouvernement, séparé de la comptabilité. Nous faisons tout ce que font les autres gouvernements. Par exemple, nous possédons un vaste service public régional.

Je rends compte aux élus pour qu'ils puissent prendre des décisions et penser que telle ou telle chose est une bonne idée et je dois être là au début pour dire : « Attendez un peu. Cela comporte des risques. » Lorsque j'ai passé un entretien pour le poste, je leur ai surtout dit que je travaillais en faveur de l'intérêt public.

Quels sont les risques stratégiques auxquels vous êtes confrontés dans l'environnement d'audit d'une ville ?

Le plus grand risque stratégique, c'est que la ville prenne des décisions qui nous lient à des éléments allant nous causer des ennuis, qui vont soit nous faire perdre moins de recettes - principalement des impôts et ainsi de suite - soit nous faire dépasser le budget de nos dépenses, soit nous faire violer les lois fédérales et étatiques. Vous devez connaître les faits. Et, pour ce faire, vous devez avoir une bonne maîtrise de vos données.

Décrivez la réalité de votre équipe avant le déploiement de la plateforme ACL ?

Quand je suis arrivé, la plus grosse dépense dans ce bureau, à part le personnel, c'était le papier. On avait des documents de travail manuels. On menait des audits à la façon des années 1980. Il me fallait un outil qui soit rapidement opérationnel avec une très petite équipe. Ma solution a été d'adopter ACL GRC, j'ai aussi acheté Analytics, bien sûr. Et mon quotidien a beaucoup changé depuis.

Comment la plateforme orientée données d'ACL ajoute-t-elle de la valeur pour votre équipe ?

Nous avons automatisé nos documents de travail ; ils sont sur le Web. Je peux y accéder de chez moi, de Chicago, où je me trouve maintenant. Nous avons standardisé nos modèles, nous avons enrichi les modèles déjà fournis. Nous les avons repensés de façon à ce qu'ils conviennent mieux aux normes d'audit du gouvernement municipal, les fameuses normes du « Yellow Book ».

Nous avons commencé à utiliser Results Manager pour réaliser notre enquête de contrôle interne COSO afin de construire notre module de risque à l'aide de Risk Manager. Nous venons tout juste de commencer à utiliser les storyboards ACL et les autres éléments d'affichage.

Nous avons pris tellement d'avance que mes employés sont maintenant très enthousiastes à l'idée de travailler. En fait, leur rendement est beaucoup plus élevé. Et on a beaucoup plus de temps à disposition lorsque l'on dispose d'un processus automatisé. Je veux dire qu'ils passaient littéralement des dizaines et des dizaines d'heures à travailler ces documents de travail manuellement, à les dactylographier. L'autre problème, c'est que lorsque vous validez un document de travail manuel, il n'y a pas aucune garantie quant au fait de savoir quand il a été validé et par qui.

Recommanderiez-vous la solution GRC cloud d'ACL à d'autres auditeurs de la ville ?

Pour moi, c'est tout vu. C'est beaucoup plus facile dans le cloud. Je peux y accéder n'importe où et n'importe quand depuis n'importe quel appareil. C'est aussi simple que cela.